カラーファイリングとは｜書類資料の整理・管理ならビスカ・カラーファイリングシステム

カラーファイリングとは？

カラーファイリングとは、数字やアルファベットを色（カラー）に置き換えて（カラーコード化）、色のかたまり（カラーブロック）を作ることによって、書類・資料の検索をスピーディにし、誤収納を防ぐシステムです。誰でも簡単に覚えることができ、慣れてくればコンピューターに数字を打ち込むよりも早く、書類・資料を探すことが可能になる画期的なシステムです。

なぜカラーファイリングが必要なのか？

一般企業、官庁・地方自治体、教育機関において、文章（ドキュメント）、証明書、契約書といった管理すべき同種ファイルが1000部から数10万部ある場合、それらを整理・整頓するためのファイリングシステムが必要になります。ここで、ファイリングとは「必要なときに、必要な書類が瞬時に取り出せること」を指します。そのためには、カラー・ファイリング（色で整理するファイリング）が、もっとも有効な方法になります。

カラーファイリングを導入すると

ドキュメントファイルを取り出すための時間が短縮されます。

一般オフィスでは分給20円以上と考えられます。

誤収納がなくなります。

不適切なファイリングによって、書類（ドキュメント）が紛れてしまうと、見つけるために大きな時間がロスします。ときには、紛失に繋がります。

貴重な書類（ドキュメント）の紛失を防ぎます。

書類（ドキュメント）の紛失は、そのコストのみならず、信用の損失にもつながります。

他の仕事の効率がアップします。

取り出しが速く、返納が確実なので、安心してファイリングの作業ができ、次の仕事に集中できます。

5Sとの関わり

近年５S（整理・整頓・清潔・清掃・しつけ）取り組みは、会社の文化であり、それが会社業績にもつながっていることが注目されていますが、カラーファイリングの導入は、まさに、各職場での５S（整理・整頓・清潔・清掃・しつけ）と直接リンクされます。

トヨタの片づけ

具体的な現場での活用

カラーファイリングの導入で、同種の書類（ドキュメント）が数百部以上から十万部ものに対して、能率的で安全な管理が可能になります。

一般企業、官公庁・地方自治体等において	社員に関する情報（個人情報、健康記録、職務記録）顧客に関する情報（個人情報、契約書、承諾書、署名、紹介状）
医療機関において	患者に関する情報（カルテ（診療記録）、保険関係の書類、契約書、承諾書、紹介状・・・）（各科クリニック、歯科クリニック、動物病院、薬局、理容室、美容室、エステサロン、美顔エステサロン、鍼灸・整骨院、整体医院、カイロプラクティック、義手・義足の製作販売業）
教育機関	生徒に関する情報（個人情報、習熟度に関する記録、契約書、承諾書・・・) （大学、高校、中学、小学校、幼稚園、保育園、学習塾・・・）
スポーツジムや各種教室	生徒に関する情報（個人情報、習熟度に関する記録、契約書、承諾書・・・) （スポーツジム、フィットネスクラブ、テニススクール、ゴルフスクール、料理教室、・・・）
人材紹介・派遣業	登録者に関する記録（個人情報、契約書、承諾書、紹介状、契約の記録）
法律事務所、特許弁理士事務所	クライアントの記録・情報（個人情報、契約書、承諾書、紹介状、契約の記録）各種案件の記録・情報（契約書、承諾書、紹介状、契約の記録、議事録）
建築・土木会社	案件の記録・情報（図面、契約書、契約の記録、議事録）
保険業界	クライアントの記録・情報（個人情報、契約書、承諾書、紹介状、契約の記録）
自動車業界	販売や車検の記録・情報（個人情報、契約書、承諾書、紹介状、契約の記録）

なぜ、ビスカなのか？

”美しさ”すなわち、機能性

多くのユーザーからご好評をいただいている理由として、ファイリングされた状態がたいへん”美しい”との声をよくいただきます。もちろん、この商品の目的は「必要なときに、必要な書類・資料を迅速に取り出せる」ですが、考え抜かれた色の配色と、その色を鮮明に見せる工夫は、機能性を追求した結果の”美しさ”で、書類の取り出しや収納に見やすく分かりやすいという点は非常に重要です。色の見え方が作業能率を決定的にに左右します。

カラーシート（管理シート）が検索スピードと誤収納の防止のポイント

カラーシート、隣接色（カラー）の違いを鮮明にするため、彩度の高い色（カラー）を基調色にしています。それでいながら、目に心地よさをもたせるためにレイボー色（虹色）順に並ぶようにしてあります。色をできるだけ鮮明に見えるようにするために、フォルダーには、窓と呼ばれる部分があり、作業能率を上げています。また、何年にもわたって保管すべきファイルなので、色の褪色を極力小さくするように、シートの表面にラミネート処理を施しています。また、紫外線による褪色を軽減するため顔料インクを使用の上、一般財団法人ニッセンケン品質評価センターhttp://nissenken.or.jp/で、耐光性の実験も実施しております。

使い易いフォルダー

フォルダーは、環境にやさしいポリプロピレン製ですが、フォルダーが自立する程度（腰があるフォルダー）硬く、長期間の使用に耐えうるためしなやかにしなる材質のものを選んでいます。また、使用する人が安全に気持ちよくできるように、細部にいたるまでフォルダーのエッジをすべて丸型加工しています。

豊富な導入事例と、懇切丁寧なコンサルティング

ビスカ・カラーファイリングシステムは、対象となる人（クライアント）や案件（マター）にID番号をつけて、「1ファイル＝1番号」になるようにするのが、最も一般的で、シンプルで、推奨しております。
しかしながら、現場での特殊な事情により、番号順ではなくて、名前（アイウエオ順・アルファベット）での管理、年月日別の管理、年度別の管理、地域別にすることもあります。そのファイルを扱う人やその性質により、また、ときにはバーコードを入れたり、名前のデータも入れる必要がでてきます。